Operator i dokumenty umowne
Usługę Tuliqo świadczy Tuliqo, adres: Dane do uzupełnienia przed uruchomieniem sprzedaży, NIP: do uzupełnienia, rejestr: do uzupełnienia, e-mail: kontakt@tuliqo.pl, dalej „Operator”.
Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie WWW i aplikacji mobilnej Tuliqo. Jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w formie pozwalającej na zapisanie, odtworzenie i wydrukowanie.
Na umowę z Klientem składają się: zaakceptowana oferta, zamówienie lub wybrany plan, niniejszy Regulamin, Umowa powierzenia danych oraz – w zakresie treści użytkowników – Zasady treści i zgłoszeń DSA. Indywidualnie uzgodniona oferta ma pierwszeństwo w zakresie ceny, czasu trwania, limitów i funkcji.
Najważniejsze pojęcia
- Klient – przedsiębiorca, osoba prawna, jednostka organizacyjna lub podmiot publiczny prowadzący albo obsługujący Placówkę i zawierający umowę z Operatorem.
- Placówka – żłobek, klub dziecięcy, dzienny opiekun, przedszkole albo inna jednostka opieki lub edukacji skonfigurowana w Tuliqo.
- Użytkownik – osoba korzystająca z własnego konta, w szczególności reprezentant Klienta, dyrektor, pracownik, specjalista, rodzic lub opiekun.
- Treść – dane, wiadomość, zdjęcie, plik, wpis, jadłospis, notatka lub inna informacja przekazana do Tuliqo przez Klienta albo Użytkownika.
- Plan – wariant abonamentu określający funkcje, cenę, limity danych, okres próbny i zasady rozliczeń.
Rodzaje i zakres usług
Tuliqo wspiera prowadzenie organizacji i placówek, w szczególności w zakresie kont i uprawnień, danych dzieci i pracowników, grup, obecności i godzin pobytu, posiłków i diet, zdarzeń opiekuńczych, komunikacji, galerii, kalendarza, rekrutacji, grafiku i ewidencji czasu pracy, dzienników przedszkolnych i specjalistycznych, umów, opłat, rozliczeń, raportów oraz integracji płatniczych.
Zakres dostępny konkretnej osobie zależy od rodzaju Placówki, Planu, wdrożonych modułów, przypisanej roli i uprawnień. Tuliqo nie zastępuje decyzji dyrektora, księgowego, lekarza, prawnika ani właściwego organu. Raporty i eksporty są narzędziem pomocniczym, a Klient weryfikuje je przed wykorzystaniem urzędowym.
Do korzystania potrzebne są: połączenie z Internetem, wspierana i aktualna przeglądarka z JavaScript i niezbędnymi plikami cookie albo aktualna aplikacja mobilna, aktywny adres e-mail oraz urządzenie z aktualizacjami bezpieczeństwa. Koszty Internetu i urządzenia ponosi Użytkownik.
Zawarcie umowy i konto
Umowa z Klientem zostaje zawarta w chwili akceptacji oferty, uruchomienia płatnego Planu albo potwierdzenia samodzielnej rejestracji – zależnie od wybranej ścieżki. Osoba działająca za Klienta oświadcza, że jest uprawniona do jego reprezentowania.
Bezpłatna umowa z Użytkownikiem obejmująca dostęp do przypisanych funkcji zostaje zawarta przy aktywacji konta i rozpoczęciu korzystania z Tuliqo. Konto rodzica, opiekuna lub pracownika powstaje na zaproszenie albo za zgodą właściwej Placówki. Użytkownik może mieć jedno konto powiązane z kilkoma Placówkami i rolami.
Dane rejestracyjne muszą być prawdziwe i aktualne. Konto jest osobiste; nie wolno go odstępować ani współdzielić. Użytkownik odpowiada za ochronę hasła, urządzenia i kodów uwierzytelniania oraz powinien niezwłocznie zgłosić podejrzenie przejęcia konta.
Klient zarządza uprawnieniami swoich Użytkowników, regularnie je przegląda i odbiera dostęp, gdy ustaje zatrudnienie, współpraca, opieka nad dzieckiem albo inna podstawa dostępu. Operator może wymusić dodatkowe zabezpieczenia, w tym uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla kont uprzywilejowanych.
Obowiązki Klienta i Użytkownika
Klient odpowiada za zgodność prowadzonej dokumentacji z prawem właściwym dla jego działalności, poprawność wprowadzonych danych, legalność poleceń kierowanych do Operatora, podstawy przetwarzania danych i wizerunku, realizację obowiązków informacyjnych oraz konfigurację ról zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień.
Użytkownik korzysta z Tuliqo zgodnie z prawem, Regulaminem, zakresem obowiązków i instrukcjami Klienta. Nie może omijać zabezpieczeń, przeprowadzać nieuzgodnionych testów bezpieczeństwa, automatycznie pobierać danych, zakłócać działania usługi, podszywać się pod inne osoby ani uzyskiwać dostępu poza przyznanym zakresem.
Klient zapewnia, że przed wprowadzeniem danych innej osoby – w szczególności dziecka, opiekuna, osoby upoważnionej do odbioru lub pracownika – posiada właściwą podstawę i przekazał wymagane informacje. Dane szczególnej kategorii, takie jak zdrowie, alergie, dieta i informacje specjalistyczne, wolno wprowadzać tylko w zakresie koniecznym.
Treści użytkowników i DSA
Zabronione jest przekazywanie Treści bezprawnych, naruszających prywatność, ochronę danych, wizerunek, prawa autorskie lub dobra osobiste, zagrażających małoletnim, zawierających przemoc, nienawiść, groźby, oszustwo, szkodliwe oprogramowanie lub spam. Pełne zasady, tryb zgłoszenia i odwołania opisują Zasady treści i zgłoszeń DSA.
Operator nie zatwierdza Treści przed publikacją i nie wykorzystuje ogólnego monitoringu prywatnych rozmów. Może jednak działać po otrzymaniu wiarygodnego zgłoszenia, nakazu organu, wykryciu zagrożenia bezpieczeństwa albo uzyskaniu innej konkretnej wiedzy o naruszeniu.
Klient i Użytkownik zachowują prawa do swoich Treści. Udzielają Operatorowi niewyłącznego, nieodpłatnego i ograniczonego do czasu świadczenia usługi upoważnienia do ich utrwalania, technicznego przetwarzania, tworzenia kopii, wyświetlania uprawnionym odbiorcom i wykonywania innych czynności koniecznych do realizacji usługi.
Okres próbny, abonament i płatności
Cena, sposób naliczania, limit danych, okres próbny, okres rozliczeniowy, termin płatności i warunki ograniczenia dostępu wynikają z Planu lub oferty. Ceny dla Klienta są netto, o ile wyraźnie nie wskazano inaczej; doliczany jest podatek według obowiązujących przepisów.
Faktura może być wystawiona jednej organizacji z oddzielnymi pozycjami dla jej Placówek. Rozliczenie zależne od liczby aktywnych dzieci może uwzględniać korekty i maksymalną dzienną liczbę dzieci zgodnie z opisem Planu. Indywidualna cena lub limit przypisany Klientowi ma pierwszeństwo przed ceną wzorcową Planu.
Płatności rodziców za należności Placówki oraz płatności Klientów za Tuliqo są odrębnymi przepływami. Operator nie jest bankiem ani dostawcą usługi płatniczej. Płatność online realizuje wybrany operator płatności na własnych warunkach; sprzedawcą usługi opieki lub edukacji pozostaje Placówka. Zwroty, korekty należności dziecka i rozliczenie świadczeń publicznych należą do Placówki.
W razie opóźnienia Operator może, po uprzednim poinformowaniu Klienta i upływie terminu wskazanego w Planie, ograniczyć płatne funkcje. Nie ogranicza to dostępu do funkcji, które muszą pozostać dostępne z mocy prawa lub indywidualnej umowy. Dostęp jest przywracany po rozliczeniu zaległości.
Dostępność, wsparcie i zmiany techniczne
Operator utrzymuje usługę w trybie ciągłym, z zastrzeżeniem prac planowych, awarii, aktualizacji bezpieczeństwa, działania dostawców infrastruktury i siły wyższej. Gwarantowany poziom dostępności obowiązuje tylko wtedy, gdy został wskazany w ofercie lub odrębnej umowie SLA.
O istotnych planowych pracach Operator informuje z rozsądnym wyprzedzeniem, gdy jest to możliwe. Awarie i zagrożenia bezpieczeństwa mogą wymagać działań bez zapowiedzi. Wsparcie jest świadczone zdalnie przez adres kontakt@tuliqo.pl.
Operator może rozwijać interfejs, poprawiać zabezpieczenia i zastępować funkcje rozwiązaniami o porównywalnym przeznaczeniu. Istotne ograniczenie opłaconej funkcji wymaga wcześniejszej informacji i nie narusza uprawnień Klienta wynikających z umowy lub prawa.
Dane osobowe, poufność i bezpieczeństwo
W odniesieniu do danych konta, umowy, rozliczeń, bezpieczeństwa, wsparcia i obowiązków Operatora administratorem jest Operator. Szczegóły zawiera Polityka prywatności i RODO.
W odniesieniu do danych dzieci, rodziców, pracowników i dokumentacji działalności administratorem jest co do zasady Klient albo właściwa Placówka, a Operator działa jako podmiot przetwarzający. Umowa powierzenia danych zgodna z art. 28 RODO stanowi część umowy z Klientem i obowiązuje od chwili przekazania pierwszych danych.
Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym rozdzielenie danych organizacji, role i uprawnienia, rejestry zdarzeń, ochronę logowania, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe oraz procedury obsługi incydentów. Klient współdziała przy obsłudze praw osób i naruszeń.
Odpowiedzialność
Każda strona odpowiada za własne działania i zaniechania. Operator odpowiada za należyte świadczenie usługi, lecz nie za decyzje organizacyjne, kadrowe, pedagogiczne, medyczne, księgowe ani prawne podejmowane na podstawie danych w Tuliqo, za błędne dane wprowadzone przez Klienta lub za brak uprawnień do Treści.
Operator nie odpowiada za niedostępność wynikającą wyłącznie z urządzeń lub łącza Użytkownika, niekompatybilnego oprogramowania, działania operatora płatności, dostawcy poczty, organu publicznego albo zdarzeń pozostających poza rozsądną kontrolą Operatora. Nie wyłącza to odpowiedzialności, której nie można ograniczyć prawem, w szczególności za działanie umyślne, rażące niedbalstwo, naruszenie poufności lub ochrony danych.
Klient powinien na bieżąco weryfikować dane, eksportować dokumentację wymaganą przez jego procedury i zgłaszać zauważone nieprawidłowości. Operator zapewnia mechanizmy eksportu w zakresie dostępnych modułów, ale Tuliqo nie jest jedynym dopuszczalnym archiwum dokumentacji Klienta.
Zgłoszenia, reklamacje i bezpieczeństwo
Reklamacje dotyczące usługi należy wysłać na kontakt@tuliqo.pl, podając nazwę Klienta lub Placówki, dane kontaktowe, opis, czas zdarzenia i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy przesyłać hasła, kodu MFA ani nadmiarowych danych dzieci.
Operator potwierdza przyjęcie i udziela odpowiedzi w ciągu 14 dni od otrzymania kompletnej reklamacji. Jeżeli sprawa wymaga danych od dostawcy zewnętrznego lub dodatkowej analizy, poinformuje o przyczynie i przewidywanym terminie.
Zgłoszenia bezprawnych Treści kieruje się na adres dsa@tuliqo.pl zgodnie z osobnymi zasadami. Podejrzenie naruszenia danych należy zgłosić na rodo@tuliqo.pl.
Czas trwania, rozwiązanie i dane po umowie
Czas trwania, odnowienie i okres wypowiedzenia określa oferta. Jeżeli umowa z Klientem jest bezterminowa i nie uzgodniono inaczej, każda strona może wypowiedzieć ją z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
Operator może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego lub powtarzającego się naruszenia prawa, bezpieczeństwa albo praw innych osób, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, chyba że niezwłoczne działanie jest konieczne dla ochrony osób, danych lub systemu.
Po zakończeniu Klient może pobrać dostępne eksporty w terminie wskazanym w informacji o wyłączeniu, nie krótszym niż 30 dni, chyba że natychmiastowe usunięcie wynika z jego udokumentowanego polecenia albo prawa. Następnie dane powierzone są usuwane lub zwracane zgodnie z Umową powierzenia; kopie zapasowe wygasają w zwykłym cyklu i pozostają odizolowane od bieżącego użycia.
Użytkownik może w każdej chwili zaprzestać korzystania z bezpłatnego konta. Usunięcie powiązań z dzieckiem lub Placówką realizuje właściwa Placówka; Operator pomaga, gdy jest to potrzebne do wykonania praw osoby.
Zmiany Regulaminu i prawo właściwe
Regulamin może zmienić się z powodu przepisów, decyzji organu, bezpieczeństwa, rozwoju funkcji, integracji albo modelu płatności. O istotnej zmianie Operator poinformuje Klienta i Użytkowników co najmniej 15 dni wcześniej, chyba że prawo lub pilne zagrożenie wymaga krótszego terminu. Informacja wskaże datę wejścia w życie i sposób zakończenia umowy, jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmiany.
Stosuje się prawo polskie. Spór z Klientem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych albo indywidualnej umowy. Postanowienia nie ograniczają bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta ani osoby fizycznej prowadzącej działalność, której umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego.